Trabaje primero en la elaboración de un plano simplificado de todo el proceso: no se preocupe inicialmente por incluir todos los detalles y matices del servicio (eso vendrá luego).

Luego proceda a desglosar el plano simplificado anterior incluyendo todas las tareas, vínculos e interrelaciones y elementos físicos que intervienen en la prestación, hasta completar el plano con todos sus detalles.

Finalmente, si es el caso, elabore planos para cada una de las versiones del servicio: por ejemplo, un plano general para el servicio de una línea aérea y planos sectoriales para las diferentes clases que existen en vuelo: turista, negocios, primera, etcétera.

Se recomienda que los planos del servicio se elaboren en equipo: de esta forma no sólo se tendrá el punto de vista de varias personas, sino que se reducen las posibilidades de que se olviden, descuiden o no se le asigne la debida importancia a determinadas tareas o pasos.

Es conveniente utilizar símbolos acordados por el equipo de trabajo; se puede recurrir a símbolos similares a los que se utilizan en los diagramas de los programas de ordenador (por ejemplo, para indicar los pasos en los que se debe tomar una decisión); pero, además, es conveniente añadir símbolos para destacar los puntos en los que existen “zonas críticas”, “agujeros negros”, etcétera.
Para realizar el proceso completo, se recomienda seguir la siguiente secuencia de pasos:
- Identifique el servicio, actual o nuevo, para el que se va a realizar el plano.
- Desglose el servicio en todas sus tareas elaborando una “lista de actividades” inicial.
- Distribuya las actividades en un plano comenzando siempre desde el punto de vista de los clientes.
- Señale la “línea de interacción” y la “línea de visibilidad”.
- Establezca, mediante líneas, los vínculos y relaciones que existen entre las tareas y actividades comenzando con las que se producen en la “línea de interacción”.
- Luego, una con líneas las actividades de interacción con las tareas y actividades que se producen en la “línea de visibilidad”.
- Señale la “línea de interacción interna” y establezca el vínculo entre las tareas que se realizan en la misma con las de la “línea de visibilidad”.
- Incluya, donde correspondan, la indicación de los elementos físicos que intervienen en la prestación del servicio.

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